Grundlagen
Der Service BoardMeOn wir Dir von der Firma Fastdocs.de GmbH, Bahnstraße 8-10, 42697 Solingen zur Verfügung gestellt.
Zur Durchführung des Arbeitsvertrages ist die Erfassung verschiedener Daten zu Deiner Person und zu Deinem Arbeitsverhältnis notwendig. Es handelt sich hierbei um die sog. Personalstammdaten. Rechtsgrundlagen für die Erfassung Deiner Daten sind § 26 Bundesdatenschutzgesetz 2018 (BDSG (2018)) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b, c, f Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Die Erfassung Deiner Personalstammdaten erfolgt mittels des vorliegenden Online-Formulars, das durch BoardMeOn zur Verfügung gestellt wird. Dein Arbeitgeber und BoardMeOn sind über einen Vertrag zur Verarbeitung von Daten im Auftrag gem. Art. 28 DSGVO verbunden.
Datenverarbeitung
Mit Absenden des ausgefüllten Fragebogens werden die eingegebenen Daten zu einer PDF- und TXT-Datei zusammengefasst und per verschlüsselter E-Mail an Deinen Arbeitgeber versandt.
Nutzt dein Arbeitgeber eine von BoardMeOn unterstützte Kanzleisoftware, werden die Daten über eine interne Softwareschnittstelle direkt dort abgelegt und werden nicht per E-Mail an deinen Arbeitgeber sowie die Steuerberatungskanzlei versendet.
Du erhältst per verschlüsselter E-Mail ebenfalls eine Kopie Deiner Angaben in PDF Form.
In jedem Fall musst Du Deine vollständigen Unterlagen noch einmal persönlich unterzeichnen.
Datenschutz
Bei BoardMeOn werden Deine Daten nur zum Zwecke der Übermittlung gespeichert und spätestens 15 Tage nach der vollständigen Übermittlung an Deinen Arbeitgeber und dessen Steuerberatungskanzlei wieder gelöscht.
BoardMeOn ergreift umfangreiche Maßnahmen, um die sichere Erfassung Deiner Daten zu gewährleisten. So ist der Zugriff auf das Online-Formular nur über eine HTTPS-/SSL-verschlüsselte Verbdingung möglich. Diese Verschlüsselung dient dem Schutz der Übertragung Deiner vertraulichen Daten. Du erkennst an dem Schloss-Symbol in der Browser-Zeile und am Wechsel von http:// auf https://, dass die Verschlüsselung aktiviert ist. Ist die HTTPS-/SSL-Verschlüsselung aktiv, können die an BoardMeOn übermittelten Daten nicht von Dritten mitgelesen werden.
Der Versand aller E-Mails erfolgt verschlüsselt über SSL/STARTTLS.
Bescheinigungen elektronisch annehmen (BEA)
Sollte es notwendig sein, wird die Steuerberatungskanzlei Deines Arbeitgebers das BEA-Verfahren anwenden.
Mit dem BEA-Verfahren können Unternehmen Bescheinigungen digital an die Bundesagentur für Arbeit übermitteln. BEA steht dabei für Bescheinigungen elektronisch annehmen.
Die Bescheinigungen, zum Beispiel Arbeitsbescheinigungen, werden in einer elektronischen Akte abgespeichert. Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer erhält einen Ausdruck zugesandt.
Mehr zum BEA-Verfahren findest Du auf der Website der Arbeitsagentur
Haan, 26.09.2023 — Fastdocs.de GmbH